01Quién responde por tus datos
El responsable del tratamiento es TrainerUP, identificado con NIT 37754925 y domicilio en la Carrera 8 # 61-132, Bucaramanga, Colombia.
Puedes escribirnos a [email protected], llamarnos al +57 322 537 8560, donde te atiende directamente una persona del equipo, o escribirnos por WhatsApp al +57 314 845 9389. Por cualquiera de los tres atendemos las consultas y los reclamos sobre datos personales.
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales, y desarrolla el derecho de habeas data reconocido en el artículo 15 de la Constitución.
02Nuestro papel cambia según el dato
TrainerUP es un software que los gimnasios y entrenadores contratan para llevar su operación. Eso hace que sobre unos datos decidamos nosotros y sobre otros decida quien nos contrató, y las obligaciones no son las mismas. Conviene tenerlo claro antes de leer el resto.
- Somos responsables
- De los datos de quien contrata o quiere contratar TrainerUP: el gimnasio o entrenador y las personas que lo representan, quien nos deja su número en la lista de acceso anticipado y quien nos escribe por WhatsApp o por correo. Sobre esos datos decidimos nosotros para qué se usan.
- Somos encargados
- De los datos que un gimnasio carga en su cuenta sobre sus socios, entrenadores y clientes: identificación, contacto, contratos, pagos, rutinas, medidas corporales y dietas. Ahí el responsable es el gimnasio, que es quien recogió esos datos y quien debió pedir la autorización; nosotros los tratamos siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio, nada más.
Si eres socio de un gimnasio y quieres consultar, corregir o borrar tus datos, el camino corto es tu gimnasio: es quien controla esa cuenta. Si aun así nos escribes, te atendemos y le trasladamos la solicitud a quien corresponde, sin dejarte sin respuesta.
03Qué datos tratamos y para qué
No pedimos datos "por si acaso". Cada grupo de abajo existe porque sin él algo del servicio no funciona.
| Datos | De dónde salen | Para qué |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Los escribes al registrarte o los carga tu gimnasio: nombre, documento, correo, teléfono, ciudad | Crear y sostener la cuenta, autenticarte, contactarte por asuntos del servicio |
| Datos del negocio | Perfil del gimnasio: razón social, NIT, dirección, series de facturación, horarios | Emitir los documentos de venta y configurar la cuenta |
| Operación diaria | Lo que se registra en la plataforma: contratos, planes, asistencia, pagos, facturas | Prestar el servicio contratado y llevar la contabilidad del gimnasio |
| Entrenamiento y progreso | Rutinas, ejercicios asignados, medidas corporales, objetivos, dietas, fotos de perfil | Planificar el entrenamiento y hacerle seguimiento. Incluye datos de salud: ver la sección 05 |
| Mensajes y soporte | Lo que nos escribes por WhatsApp, correo o los formularios del sitio | Atenderte, resolver incidencias y dejar constancia de lo acordado |
| Datos técnicos | Se generan solos al usar la plataforma: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, fecha y hora, errores de la aplicación | Seguridad, prevención de abuso, diagnóstico de fallos y medición de disponibilidad |
| Facturación de la suscripción | Datos de contratación y pago del plan de TrainerUP | Cobrar, facturar y cumplir las obligaciones tributarias |
No vendemos datos personales, ni los cedemos a terceros para que te manden publicidad suya. Las únicas salidas de datos son las de la sección 08.
04El canal de WhatsApp
Atendemos soporte y damos de alta clientes nuevos por WhatsApp, sobre la WhatsApp Business Platform de Meta. Una parte de la atención es automatizada y, cuando hace falta, entra una persona de nuestro equipo. Este capítulo cuenta exactamente qué pasa con lo que envías por ese canal.
Escribirnos ya es autorizarnos
Cuando abres una conversación con nuestro número —desde esta página, desde un anuncio o marcándolo tú— nos autorizas a tratar tu número y el contenido de esa conversación para responderte. Puedes retirarlo cuando quieras: escribe BAJA, STOP o NO en un mensaje, y dejamos de escribirte.
Qué queda guardado de una conversación
- Tu número de teléfono en formato internacional y el identificador que Meta nos asigna para ti dentro de nuestro portafolio de negocio.
- El nombre y el nombre de usuario de tu perfil público de WhatsApp, si los tienes puestos.
- El contenido de los mensajes que nos envías y de los que te enviamos, con su fecha y hora.
- El audio de las notas de voz y de las llamadas.
- De dónde nació la conversación: un anuncio, el botón de esta página o un contacto directo.
- Si nuestros mensajes se entregaron y se leyeron, que es lo único que nos dice si la respuesta te llegó.
- La fecha en la que pediste la baja, si la pides. Esa fecha hay que conservarla precisamente para no volver a escribirte.
Si prefieres que no quede audio, escríbenos por texto: el canal funciona igual.
Qué hacemos con el contenido de la conversación
Para poder atenderte, el contenido de tu conversación se trata en nuestros sistemas y en los de los proveedores tecnológicos que nos prestan servicio. Esos proveedores actúan como encargados: tratan los datos por instrucción nuestra y únicamente para atender esa conversación, con prohibición contractual de usarlos para fines propios, entre ellos entrenar sistemas suyos con lo que tú nos cuentas.
Una respuesta automática se equivoca. No tomamos decisiones que te afecten de forma significativa —negarte un servicio, cobrarte algo, cancelarte una cuenta— basándonos únicamente en una respuesta automática, y en cualquier momento puedes pedir hablar con una persona: escribe HUMANO o dilo con tus palabras, y te pasamos con alguien del equipo.
Lo que hace Meta con ese mensaje
WhatsApp lo opera Meta, y tu mensaje pasa por su infraestructura antes de llegarnos. El tratamiento que Meta hace de tus datos como usuario de WhatsApp se rige por sus propias políticas, no por esta, y no es algo que nosotros controlemos.
05Datos de salud y otros datos sensibles
Las medidas corporales, el peso, los objetivos físicos, las dietas y las condiciones que un socio le cuenta a su entrenador son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, porque hablan de la salud de una persona. Eso impone tres reglas que aquí se cumplen:
- Nadie está obligado a darlos. Responder a preguntas sobre datos sensibles es facultativo, y el servicio no puede condicionarse a que los entregues.
- La autorización es explícita. No basta con seguir usando la aplicación: hay que consentirlo de forma expresa y específica para ese uso.
- El acceso está restringido. Dentro de la plataforma, esos datos sólo los ve el propio socio, el entrenador que lo atiende y el gimnasio al que pertenece. Nunca se usan para publicidad ni se comparten con terceros con fines comerciales.
Si eres un gimnasio o un entrenador que carga estos datos en TrainerUP, la autorización de tus socios la pides tú: eres el responsable de esa información y de haberla recogido conforme a la ley.
TrainerUP no es un servicio de salud. Lo que se registra aquí es seguimiento deportivo, no historia clínica, y ni la plataforma ni el canal de WhatsApp dan diagnósticos, tratamientos ni consejo médico.
06Menores de edad
La plataforma no está dirigida a menores de edad y no abrimos cuentas a su nombre. Un gimnasio puede tener socios menores; en ese caso el tratamiento de sus datos debe responder a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales y contar con la autorización de quien ejerza la patria potestad, que es responsabilidad del gimnasio obtener y conservar.
Si detectamos que un menor nos escribió por WhatsApp por su cuenta, atendemos lo imprescindible para responderle y no conservamos más de lo necesario. Si crees que un menor a tu cargo nos dejó datos, escríbenos y los eliminamos.
07Tu autorización: cómo la pedimos y cómo la retiras
Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, salvo en los casos en que la ley no la exige —por ejemplo, cuando un juez o una autoridad nos requiere información, o cuando el dato es de naturaleza pública—. Esa autorización la recogemos cuando:
- Marcas la casilla de aceptación al crear tu cuenta o al contratar el servicio.
- Nos escribes por WhatsApp, por correo o por un formulario de este sitio.
- Nos entregas datos en una reunión, una demostración o un evento comercial.
Guardamos prueba de esa autorización y te la mostramos si la pides. Puedes revocarla en cualquier momento por los canales de la sección 16; ten en cuenta que revocarla sobre datos imprescindibles para prestarte el servicio equivale a darte de baja de ese servicio.
08Con quién compartimos los datos
Sólo con quien hace falta para que esto funcione, y siempre con un contrato de por medio que los obliga a tratar los datos únicamente para lo que les encargamos:
| Categoría | Qué hacen |
|---|---|
| Mensajería | Meta, como operadora de la WhatsApp Business Platform, transporta los mensajes que intercambiamos contigo |
| Procesamiento de las conversaciones | Proveedores tecnológicos que, por encargo nuestro, procesan el contenido de las conversaciones —texto y audio— para que podamos atenderte y responderte |
| Alojamiento e infraestructura | Servidores, bases de datos, red de distribución y almacenamiento de archivos donde vive la plataforma |
| Diagnóstico y monitoreo | Servicios que registran los errores de la aplicación para poder repararlos |
| Pagos y facturación | Pasarelas y proveedores contables que procesan el cobro de la suscripción |
| Asesores y autoridades | Abogados y contadores bajo deber de confidencialidad, y autoridades judiciales o administrativas cuando lo exigen legalmente |
09Transferencias internacionales
Varios de esos proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea, de modo que tus datos se almacenan o se procesan fuera del país. Cuando el país de destino no ofrece un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, la transferencia se ampara en tu autorización expresa o en cláusulas contractuales que imponen al proveedor obligaciones equivalentes a las de la ley colombiana.
10Cuánto tiempo conservamos cada cosa
- Datos de la cuenta y de la operación: mientras el gimnasio sea cliente y, después, el tiempo que exijan las obligaciones comerciales, contables y tributarias.
- Conversaciones de WhatsApp y audios: mientras sean útiles para atenderte y como prueba de lo acordado. Después se eliminan o se anonimizan.
- Registros técnicos de los mensajes recibidos: se borran automáticamente a los catorce días. Son datos personales, y se guardan los que hacen falta para depurar un fallo y ni uno más.
- Bajas: del número que pide la baja conservamos lo mínimo para no volver a contactarlo. Borrar ese rastro sería la forma más rápida de volver a escribirte.
- Copias de seguridad: lo que se borra de la plataforma puede seguir en una copia de respaldo unas semanas más, hasta que esa copia se rota.
11Cómo protegemos los datos
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración de los datos: cifrado en tránsito con HTTPS, contraseñas almacenadas de forma irreversible, acceso restringido por perfiles y por gimnasio, verificación criptográfica de firma en cada mensaje que recibimos de Meta, copias de seguridad y registros de actividad.
Ningún sistema es infalible y no prometemos lo contrario. Si ocurre un incidente que afecte a tus datos, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio y te informamos cuando la ley lo exige.
12Tus derechos como titular
El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te reconoce estos derechos, y aquí se respetan:
- Conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos, de forma gratuita.
- Actualizar y rectificar los que estén incompletos, desactualizados o equivocados.
- Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exigía.
- Ser informado del uso que le hemos dado a tus datos, si lo pides.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
Estos derechos los ejerce el titular, quien acredite representarlo, o sus causahabientes.
13Cómo pedir algo y en cuánto respondemos
Escríbenos a [email protected], llámanos al +57 322 537 8560 o escríbenos por WhatsApp al +57 314 845 9389. Cuéntanos quién eres, qué quieres y cómo te respondemos. Si es una solicitud de borrado, el paso a paso está en eliminar mis datos.
Consultas
Una consulta —"qué tienen sobre mí", "para qué lo usan"— se responde en un máximo de diez días hábiles desde que la recibimos. Si no alcanzamos, te explicamos por qué y fijamos una fecha que no supera los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
Un reclamo —corregir un dato, borrarlo, denunciar un incumplimiento— se atiende en un máximo de quince días hábiles. Si el reclamo llega incompleto, te lo decimos dentro de los cinco días siguientes para que lo completes; pasados dos meses sin que respondas, se entiende desistido. Mientras el reclamo esté abierto, el dato reclamado queda marcado como "reclamo en trámite" dentro de los dos días hábiles siguientes. Si necesitamos más tiempo, te explicamos el motivo y la nueva fecha, que no pasa de ocho días hábiles más.
15Cambios en esta política
Cuando cambiemos algo sustancial —una finalidad nueva, un proveedor nuevo, un cambio en los datos que guardamos— publicamos aquí la versión nueva con su fecha, y si el cambio te afecta de forma relevante te avisamos por correo o por WhatsApp antes de que entre en vigor. La versión publicada en esta dirección es siempre la vigente.
16Contacto
Las consultas y los reclamos sobre datos personales los atiende directamente el equipo de TrainerUP:
- Correo: [email protected]
- Teléfono: +57 322 537 8560
- WhatsApp: +57 314 845 9389
- Dirección: Carrera 8 # 61-132, Bucaramanga, Colombia
Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.